POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., sociedad encargada de la realización de actividades de consulta, tratamiento médico en el campo de la medicina general y especializada, que en desarrollo de su actividad comercial, recoge, almacena y utiliza información personal de sus clientes, empleados, proveedores, y personas naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la sociedad.

Que en cumplimiento de la obligación que tiene VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., de proteger sus sistemas de información, se implementó la “Política y estándares de seguridad de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S.,” a través de la cual se establecieron las medidas de seguridad de la información que está bajo custodia de la compañía. No obstante y respetuoso del cumplimiento de las nuevas disposiciones legales que se han expedido en materia de protección de datos de carácter personal, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., se permite formular la presente política de Tratamiento de Datos Personales, que recoge de manera integral tanto las políticas existentes en seguridad de la información, como lo pertinente a las inclusiones particulares de protección de datos personales, propendiendo por garantizar los derechos de los titulares de datos personales a quienes en ejercicio de sus funciones la empresa realiza tratamiento.

Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.

I. OBJETO

Esta política de Tratamiento de Datos Personales busca garantizar el derecho al Habeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la sociedad para el debido tratamiento (uso, recolección, supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la finalidad informada en la autorización dada.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, es una sociedad constituida mediante documento Privado de fecha 15 de enero del año 2022, inscrito(a) en esta Cámara de Comercio de Barranquilla el 18 de enero de 2022 bajo el número 416.174 del libro IX, identificada con Nit. 901.556.225 – 5 y Matrícula Mercantil No. 827.552.

Responsable de las bases de datos: VITRUVIAN PLASTIC SURGERY SAS

Persona natural encargada del tratamiento: RAFAEL DONADO

Domicilio: BARRANQUILLA, COLOMBIA

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 304 3353352

III. ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”. Por lo anterior, la política de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S se centra a datos personales provenientes de personas naturales. 

La cobertura de estas políticas cobija a todos los empleados, clientes, proveedores, así como a los potenciales clientes y terceros interesados con quienes la sociedad mantiene comunicación. 

IV. FINALIDAD DE LOS DATOS

• Permitir la participación de los Titulares en actividades propias de los servicios prestados por la empresa
• Informar sobre los nuevos servicios relacionados con los ofrecidos por la empresa
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
• Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a  sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de la empresa y en sus bases de datos comerciales y operativas;
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa. 

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:

• Para cumplir las obligaciones contraídas por la empresa con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la empresa. 
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos y sus compañías vinculadas;
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus pacientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios.

• Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de la empresa, incluyendo  descargas de contenidos y formatos;

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
• Planificar actividades empresariales;

Respecto a los Datos de Proveedores:

• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por la empresa;
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
• Para hacer el registro en los sistemas de La empresa;
• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S, les informa a los titulares del tratamiento de datos personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular. 
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VI. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

La atención de peticiones, consultas y reclamos en VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S, serán atendidas por intermedio de los siguientes canales de atención al titular del dato personal:

ATENCIÓN TELEFÓNICA: La atención telefónica al titular del dato para consultas o reclamos será al número 3043353352 BARRANQUILLA en el horario de 8 a 12 m y de 2 p.m. a 6 p.m. de Lunes a Viernes. La llamada será atendida directamente por el responsable de Protección de Datos Personales designado dentro de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S.

ATENCIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO: La recepción de consultas y reclamos será atendida a través del correo electrónico [email protected]

ATENCIÓN EN LA OFICINA PRINCIPAL: También podrá radicar el documento físico directamente en las oficinas de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., ubicadas en la CALLE 85 #50-159. El horario para radicar es 8 a.m. a 12 m y de 2 p.m. a 6 p.m. de Lunes a Viernes..

VII. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

Los titulares de datos personales podrán solicitar la consulta de sus datos personales en los canales descritos en el capítulo anterior.

Las consultas por correo electrónico, deberán contener como mínimo, lo siguiente: 

1. La identificación completa del titular; 
2. Los datos personales que quieren ser consultados;
3. Dirección;
4. Correo electrónico, y;
5. En caso de ser causahabientes, anexar el respectivo documento que lo demuestre. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la sociedad. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., entenderá, que el titular o el causahabiente ha desistido de la consulta. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de (dos) 2 días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Así entonces el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.

VIII. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO

Cuando el titular o el causahabiente consideren que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el capítulo anterior. Este reclamo deberá contener como mínimo: 

1. La identificación completa del titular;
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
3. Dirección del domicilio;
4. Correo electrónico, y;
5. Acompañamiento de los documentos que el titular o el causahabiente quiere hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY  S.A.S., entenderá, que el titular o el causahabiente han desistido del reclamo. 

Se dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S.

IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

Como excepción a lo anterior, se podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

X. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En los casos excepcionales en que VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. trate datos sensibles, éstos serán protegidos conforme al marco y limitaciones establecidas por la Ley. VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. propenderá por establecer las medidas de seguridad digitales y físicas adecuadas para velar por la seguridad de los datos sensibles. Lo anterior se hace con base y apoyo en el proyecto integral de datos personales que se establece al interior de la compañía.

XI. VIDEO GRABACIONES

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. se encuentra ubicado en el QUANTUM TOWER, el cual utiliza diversos medios de video y fotografía en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. 

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia en sus instalaciones.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

En cualquier caso, el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.

Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo con la finalidad para la que se recolectan.

XII. VIDEOS Y FOTOGRAFÍAS ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LOS PROCEDIMIENTOS.

VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., puede filmar y/ o fotografiar sus pacientes antes durante y después de sus intervenciones con fines científicos y/o publicitarios. 

Antes de publicar las fotos de las intervenciones VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. lo informará al paciente quien puede negarse a esta publicación.

XIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Esta política de tratamiento desarrollada por la sociedad VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., inicia su vigencia desde el 18 de Enero de 2022.

Autorización de tratamiento de datos personales

Teniendo en cuenta lo establecido en la normatividad de protección de datos vigente, autorizo de manera expresa y voluntaria a VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. para para tratar mi información personal y la de los beneficiarios afiliados en mi contrato (según lo establecido en los artículos 7 y 20 del Decreto 1377 de 2013 en lo relacionado con la estipulación a favor de otro o para otro) de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales y aviso de privacidad disponible en: [email protected] con los siguientes fines:

(i) Afiliación, evaluación de mi estado de salud previa y posterior, en las etapas pre contractual, contractual y post contractual con VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S.;

(ii) Realizar el tratamiento de mis datos personales incluyendo datos sensibles, relacionados con mi estado de salud y biométricos, para las actividades propias del Sistema de Seguridad Social en Salud, del cumplimiento de las normas que lo regulan, así como para realizar actividades administrativas, verificación de identidad, autenticación de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza entre otros;

(iii) Gestionar trámites, realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S.

(iv) Dar a conocer, mis datos personales dentro y fuera del país, a cualquier empresa o miembro de la VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera para actividades propias de la prestación del servicio de salud, o para implementar servicios de computación en la nube;

(v) Solicitar a cualquier médico o persona jurídica para que en el momento en que VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S., lo requiera, pueda acceder a la información sobre mi estado de salud u otros datos personales;

(vi) Contactar y enviar información sobre la prestación del servicio y mi estado de salud, así como cambios o mejoras en el esquema de prestación de los servicios, fidelización o publicidad sobre sus productos o servicios de acuerdo con la legislación aplicable, a través de medios telefónicos, electrónicos, (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos), físicos y/o personales.

(vii) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. posea un vínculo contractual propio de su objeto social.

Mis derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y la ley, por lo tanto mis datos serán tratados por VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. actuando como el Responsable del Tratamiento de mis datos personales, únicamente para las finalidades señaladas, durante el periodo que subsista la relación con VITRUVIAN PLASTIC SURGERY S.A.S. y dos años más, a menos que exista algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos por un periodo adicional y ha puesto a mi disposición la línea de atención en Barranquilla en el número de teléfono 304 3353352, para cualquier requerimiento relacionado con este tema.